Le Point sur les déductions est publié périodiquement pour donner un rapport d’étape sur les activités liées
aux déductions à l’intention des fabricants, des distributeurs, et des représentants de commerce et de mise
en marché.

INVESTISSEZ LE TEMPS ET LA DISCIPLINE NÉCESSAIRES DANS LES ACTIVITÉS LIÉES AUX DÉDUCTIONS, RÉVÈLE UNE ÉTUDE

Une analyse comparative sur l’adoption des lignes directrices de l’ECR sur les déductions, menée par le secteur canadien des produits alimentaires, a produit ses conclusions. Selon David Wilkes, du CCDA : « Les résultats prouvent que les pratiques exemplaires sont particulièrement efficaces au sein des entreprises qui investissent le temps et la discipline nécessaires dans le processus ». Menée en novembre 2001 par PricewaterhouseCoopers, l’étude réunit des données recueillies auprès de 26 fabricants et de neuf distributeurs.   

Elle révèle que l’on a réalisé d’importants progrès face au problème des déductions inexpliquées. « Les entreprises qui adhèrent aux pratiques exemplaires avancées par l’industrie ont vu leurs efforts couronnés de succès, affirme Elaine Smith, des FPACC. Les déductions présentent surtout un problème chez les fabricants et les détaillants qui n’ont pas mis en œuvre les procédés ou les relations nécessaires pour gérer les déductions avec efficacité ». L’étude révèle également qu’il reste encore à améliorer les domaines suivants : utilisation des numéros de contrat, autorisations et formation du personnel.   

Voici quelques autres points saillants de l’étude :

• 90 % des répondants sont au courant des pratiques exemplaires qui peuvent réduire les déductions inexpliquées;
• 82 % des déductions inexpliquées sont considérées comme valables, mais ne sont pas assorties de la documentation pertinente;
• l’inclusion du temps que prend l’activité, du type d’activité et du montant de la déduction sont des pratiques qui ont été adoptées par la majorité des distributeurs;
• 67 % des distributeurs signalent qu’ils consacrent moins de temps qu’avant aux déductions et aucun ne dit y passer plus de temps qu’avant;
• les déductions inexpliquées liées aux vérifications a posteriori ne sont considérées comme valables que dans 61 % des cas;
• 35 % des fabricants indiquent que les déductions inexpliquées ont augmenté par rapport à il y a deux ans, tandis que 41 % estiment qu’elles ont diminué;
• tant les distributeurs que les fabricants admettent que la diminution des déductions inexpliquées est le résultat d’une bonne communication, de méthodes de travail à l’interne efficientes et d’une documentation pertinente.

L’ÉTUDE PROPOSE UNE MÉTHODE EFFICACE EN CINQ ÉTAPES

Les constatations de l’étude suggèrent plusieurs possibilités d’amélioration du processus des déductions entre les partenaires de la chaîne d’approvisionnement. On propose plus particulièrement une méthode en cinq étapes qui aidera les entreprises à améliorer le processus avec leurs partenaires commerciaux :

1. Offrez des programmes de formation. À mesure que le personnel change, il est impératif que les entreprises passent en revue leurs pratiques exemplaires.
2. Utilisez toujours des numéros de contrat et l’autorisation de fabricant et de distributeur. On constate que ceux-ci sont rarement utilisés à l’heure actuelle.
3. Faites des déductions un indicateur de rendement clé.
4. Tenez compte des déductions dans les examens menés avec les partenaires commerciaux.
5. Passez en revue les méthodes internes et restructurez-les au besoin.

LES LIGNES DIRECTRICES ÉTABLIES EN 1999 SONT TOUJOURS AVALISÉES

L’industrie continue d’appuyer la mise en œuvre des lignes directrices sur les déductions à l’intention du secteur des produits alimentaires par le biais de l’initiative de l’ECR. En 1999, le Comité directeur de l’ECR a reconnu que les déductions constituaient une activité sans valeur ajoutée pour les fabricants, distributeurs, détaillants, et représentants de commerce et de mise en marché. Conjointement avec les détaillants et les fabricants, il a mené une analyse des procédés et établi les recommandations suivantes pour aider les entreprises à gérer les déductions avec leurs partenaires commerciaux :

• Les déductions doivent être traitées et assorties d’un numéro de contrat, de la date et de l’activité associée au montant de la déduction, ainsi que de l’autorisation.
• Les vérifications a posteriori doivent être menées dans les deux ans qui suivent.

Il est conseillé d’adopter un préavis de huit semaines pour signaler toute hausse de prix de manière à réduire les problèmes liés aux déductions.

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